GPSR a bezpieczeństwo produktów – co powinny wiedzieć firmy wprowadzające towary na rynek?

Przedsiębiorcy sprzedający produkty konsumenckie na rynku Unii Europejskiej muszą zwracać uwagę nie tylko na jakość, funkcjonalność i opis produktu, ale również na wymagania dotyczące bezpieczeństwa. W tym obszarze ważną rolę odgrywa GPSR, czyli rozporządzenie w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów. Przepisy te dotyczą szerokiej grupy wyrobów, które trafiają do konsumentów, zwłaszcza wtedy, gdy nie podlegają one bardziej szczegółowym regulacjom branżowym.

Dla producentów, importerów, dystrybutorów i sprzedawców internetowych oznacza to konieczność uporządkowania dokumentacji, informacji o produkcie, danych identyfikacyjnych oraz procedur reagowania na ewentualne zagrożenia. GPSR nie jest więc wyłącznie formalnością prawną. W praktyce wpływa na sposób projektowania, oznaczania, opisywania i udostępniania produktów klientom.

Czym jest GPSR?

GPSR to unijne rozporządzenie dotyczące ogólnego bezpieczeństwa produktów. Zastąpiło wcześniejszą dyrektywę 2001/95/WE, która przez wiele lat regulowała zasady wprowadzania na rynek produktów konsumenckich nieobjętych szczegółowymi przepisami sektorowymi.

Najważniejsza różnica polega na tym, że rozporządzenie obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Nie wymaga osobnego wdrożenia do prawa krajowego w takim zakresie jak dyrektywa. Dzięki temu wymagania mają być bardziej jednolite, a przedsiębiorcy działający na kilku rynkach UE mogą opierać się na spójniejszych zasadach.

GPSR koncentruje się na tym, aby produkty udostępniane konsumentom były bezpieczne w przewidywalnych warunkach użytkowania. Dotyczy to zarówno produktów sprzedawanych stacjonarnie, jak i online.

Kogo dotyczą nowe obowiązki?

Rozporządzenie obejmuje różne podmioty uczestniczące w łańcuchu dostaw. Obowiązki mogą dotyczyć między innymi producentów, importerów, dystrybutorów, sprzedawców, operatorów platform internetowych oraz podmiotów odpowiedzialnych za produkt na terenie Unii Europejskiej.

Znaczenie ma nie tylko to, kto fizycznie wytwarza produkt. Równie ważne jest to, kto wprowadza go na rynek, kto sprzedaje go konsumentom i kto odpowiada za przekazywanie informacji o produkcie. W przypadku sprzedaży internetowej szczególnego znaczenia nabierają dane widoczne na karcie produktu, takie jak nazwa producenta, dane kontaktowe, identyfikacja produktu, ostrzeżenia czy instrukcje.

Firmy powinny więc sprawdzić, czy ich produkty są prawidłowo opisane, możliwe do zidentyfikowania i powiązane z konkretnym podmiotem odpowiedzialnym. Brak takich informacji może być problemem nie tylko dla klienta, ale również podczas kontroli rynku.

Jakie produkty mogą podlegać GPSR?

GPSR ma zastosowanie do produktów konsumenckich, o ile nie są one objęte szczegółowymi przepisami regulującymi dany typ wyrobu. Nie oznacza to jednak, że każdy produkt automatycznie podlega tylko GPSR. W wielu przypadkach konieczna jest analiza, czy dla danego wyrobu istnieją przepisy szczególne, na przykład dotyczące zabawek, maszyn, sprzętu elektrycznego, środków ochrony indywidualnej lub wyrobów medycznych.

Istnieją także grupy produktów, do których GPSR nie ma zastosowania. Należą do nich między innymi produkty lecznicze, żywność, pasze, żywe rośliny i zwierzęta, produkty ochrony roślin, niektóre środki transportu obsługiwane przez usługodawcę oraz antyki.

Właśnie dlatego przed rozpoczęciem sprzedaży lub aktualizacją dokumentacji warto ustalić, które przepisy mają zastosowanie do konkretnego produktu. GPSR może być podstawą oceny ogólnego bezpieczeństwa, ale nie zastępuje regulacji szczegółowych, jeżeli takie przepisy dotyczą danego wyrobu.

GPSR a oznakowanie CE

Jednym z częstych błędów jest utożsamianie wszystkich przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów z oznakowaniem CE. Tymczasem GPSR nie jest przepisem, który sam w sobie pozwala na naniesienie znaku CE. Oznakowanie CE stosuje się tylko wtedy, gdy dany produkt podlega konkretnym unijnym przepisom wymagającym takiego oznaczenia.

Oznacza to, że produkt objęty wyłącznie zasadami ogólnego bezpieczeństwa nie powinien automatycznie otrzymywać znaku CE. Przedsiębiorca powinien najpierw sprawdzić, czy wyrób podlega dyrektywom lub rozporządzeniom sektorowym przewidującym oznakowanie CE. Dopiero wtedy można przeprowadzić właściwą procedurę oceny zgodności.

W środku całego procesu warto zapamiętać jedną rzecz: rozporządzenie 2023/988 dotyczy ogólnego bezpieczeństwa produktów, ale nie jest uniwersalną podstawą do oznaczania wyrobów znakiem CE. Dla firm oznacza to konieczność rozdzielenia dwóch kwestii: zgodności z GPSR oraz ewentualnych obowiązków wynikających z przepisów dotyczących CE.

Jak przygotować firmę do wymagań GPSR?

Przygotowania najlepiej rozpocząć od przeglądu asortymentu. Każdy produkt powinien zostać przypisany do odpowiedniej kategorii prawnej. Następnie warto sprawdzić, czy istnieją przepisy szczegółowe, normy lub wymagania branżowe, które mają zastosowanie do danego wyrobu.

W dalszej kolejności firma powinna zweryfikować:

• czy produkt można jednoznacznie zidentyfikować,
• czy znany jest producent, importer lub podmiot odpowiedzialny,
• czy dostępne są dane kontaktowe wymagane dla klienta i organów nadzoru,
• czy instrukcje i ostrzeżenia są zrozumiałe dla użytkownika,
• czy opis produktu w sklepie internetowym zawiera wymagane informacje,
• czy firma posiada procedurę reagowania na zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa,
• czy istnieje możliwość wycofania lub odzyskania produktu, jeśli pojawi się zagrożenie.

Takie działania pomagają ograniczyć ryzyko chaosu organizacyjnego, zwłaszcza w firmach oferujących wiele produktów od różnych dostawców.

Dlaczego sprzedaż online wymaga szczególnej uwagi?

GPSR duży nacisk kładzie na sprzedaż internetową. Wynika to z faktu, że klient często podejmuje decyzję zakupową wyłącznie na podstawie informacji widocznych na stronie produktu. Jeżeli opis jest niepełny, nie zawiera danych producenta, ostrzeżeń lub informacji identyfikacyjnych, konsument może nie mieć wystarczających danych do oceny produktu.

Dla e-commerce oznacza to potrzebę aktualizacji kart produktowych. Same zdjęcia, cena i ogólny opis marketingowy mogą nie wystarczyć. W wielu przypadkach konieczne będzie uzupełnienie informacji o dane podmiotu odpowiedzialnego, oznaczenie produktu, instrukcje, ostrzeżenia i ograniczenia użytkowania.

Warto również zadbać o spójność informacji. Dane na stronie sklepu, opakowaniu, instrukcji i dokumentacji dostawcy powinny ze sobą współgrać. Rozbieżności mogą utrudnić identyfikację produktu i ocenę jego bezpieczeństwa.

GPSR jako element odpowiedzialnego zarządzania produktem

Nowe przepisy nie powinny być traktowane wyłącznie jako kolejny obowiązek administracyjny. Dobrze uporządkowany proces bezpieczeństwa produktów pomaga firmie lepiej zarządzać asortymentem, dostawcami i informacją przekazywaną klientom.

Przegląd wymagań GPSR może ujawnić braki, które wcześniej były niezauważalne: niepełne dane producenta, niejasne instrukcje, brak ostrzeżeń, nieaktualne opisy lub trudności w ustaleniu, kto odpowiada za konkretną partię produktu. Uporządkowanie tych kwestii może usprawnić sprzedaż, obsługę klienta i reakcję w sytuacjach problemowych.

Dla przedsiębiorców działających na rynku unijnym GPSR jest ważnym sygnałem, że bezpieczeństwo produktu nie kończy się na etapie produkcji. Obejmuje również dokumentację, sprzedaż, komunikację z klientem, identyfikowalność oraz gotowość do działania, gdy pojawi się ryzyko. Im wcześniej firma przeanalizuje swoje produkty i procedury, tym łatwiej będzie jej prowadzić sprzedaż zgodnie z wymaganiami rynku.